Privacyverklaring voor leveranciers, klanten en derden

Versie 1.0 – 01.10.2026

De bescherming van uw persoonsgegevens is voor ons, de Recticel-groep, van groot belang. Wij zetten ons volledig in voor het naleven van alle wetten en voorschriften inzake de bescherming van persoonsgegevens, zoals – zonder daartoe beperkt te zijn – de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

In deze privacyverklaring willen we u uitleggen welke persoonsgegevens we over u kunnen verwerken, hoe we deze persoonsgegevens gebruiken en met wie we deze persoonsgegevens delen.

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking door de Recticel-groep van alle persoonsgegevens van (contactpersonen bij) leveranciers, klanten, prospects, eindgebruikers of andere belanghebbenden waarmee de Recticel-groep in contact kan komen, zoals, maar niet beperkt tot, derden die met ons in contact komen tijdens een evenement of die een van de locaties van de Recticel-groep bezoeken.

1. Wie zijn wij?

Wij zijn de Recticel-groep, een concern met hoofdkantoor in België. De moedermaatschappij van de Recticel-groep is Recticel NV, een vennootschap naar Belgisch recht, met maatschappelijke zetel te Bourgetlaan 42, 1130 Brussel, België, en ingeschreven in de Belgische Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0405.666.668.

Voor alle algemene zaken of vragen met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met de Recticel Group via onderstaande contactgegevens:

E-mail: data.protection@recticel.com

Telefoon: +32 2 775 18 11 (Juridisch Adviseur)

Meer in het bijzonder is de dochteronderneming van de Recticel-groep waarmee u een contractuele of zakelijke relatie hebt, is verantwoordelijk voor de beslissing waarom en hoe de persoonsgegevens die wij van u verzamelen, worden verwerkt. Dit betekent dat deze onderneming wordt beschouwd als de verwerkingsverantwoordelijke met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens.

2. Welke persoonsgegevens verzamelen we en hoe gebruiken we deze?

2.1 Soorten verzamelde persoonsgegevens

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die betrekking hebben op u op basis van waarmee u kunt worden geïdentificeerd of identificeerbaar bent. Anonieme gegevens, waarbij het onmogelijk is om u te identificeren, worden niet als persoonsgegevens beschouwd.

Wanneer u een zakelijke relatie aangaat met de Recticel-groep, kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u verzamelen:

• Identificatie- en contactgegevens, zoals voornaam, achternaam, vakgebied of functie, e-mailadres en telefoonnummer;

• Bankrekeninggegevens;

• Notulen en aantekeningen van vergaderingen en communicatie;

• Details over (eerdere) dienstverbanden, opleiding en functies (bijvoorbeeld indien relevant voor het beoogde partnerschap tussen Recticel en het bedrijf waarvoor u werkt);

• Details over vragen, klachten en verzoeken die u bij de Recticel-groep hebt ingediend;

• Alle aanvullende informatie die u ons verstrekt wanneer wij contact met u hebben (bijvoorbeeld op beurzen);

• Foto’s en/of videobeelden.

Houd er rekening mee dat wij mogelijk geen zakelijke relatie met u kunnen aangaan als u ons bepaalde van de bovengenoemde persoonsgegevens niet wilt verstrekken.

2.2 Doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens worden gebruikt

Uw persoonsgegevens worden voor de volgende doeleinden gebruikt:

• Beheer en administratie van zakelijke relaties, inclusief risicoanalyse en due diligence-controles;

• Contractbeheer;

• Orderbeheer, zowel met betrekking tot klanten als leveranciers;

• Financiële boekhouding enfacturering;

• Onderzoek;

• Omgaan met vragen, klachten en verzoeken;

• Geschillenbeheer;

• Public relations en bedrijfsontwikkeling;

• Evenementenbeheer;

• (Direct)marketing;

• Risicoanalyse en due diligence-controle, zowel met betrekking tot klanten als leveranciers;

• Toegangscontrole enbeveiliging;

• Naleving van regelgeving.

Uw persoonsgegevens worden niet voor andere doeleinden gebruikt dan de hierboven genoemde.

2.3 Rechtsgrondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens

Wij verwerken uw persoonsgegevens voornamelijk het aangaan, uitvoeren of beëindigen van een zakelijke of contractuele relatie met u of uw bedrijf; om op uw verzoek of met uw toestemming contact met u op te nemen (bijvoorbeeld in het kader van vragen, klachten en verzoeken); of om te voldoen aan eventuele wettelijke verplichtingen die wij hebben.

We kunnen ook sommige van uw persoonsgegevens verwerken wanneer we van mening zijn dat dit in het gerechtvaardigd belang van de Recticel-groep is, bijvoorbeeld om u te identificeren voordat we u om veiligheids- en beveiligingsredenen toegang verlenen tot ons gebouw. In dat geval zullen we er altijd voor zorgen dat uw belangen, rechten en vrijheden niet zwaarder wegen dan ons gerechtvaardigd belang (in welk geval wij de gegevensverwerking opnieuw zullen beoordelen). De beoordeling van het gerechtvaardigd belang die wij in dit verband hebben uitgevoerd, is op verzoek beschikbaar.

In sommige gevallen kunnen we ook uw toestemming vragen om u marketing-e-mails te kunnen sturen. Wanneer u dergelijke e-mails ontvangt, hebt u altijd de mogelijkheid om u af te melden via de afmeldknop die in dergelijke e-mails is opgenomen.

3. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens kunnen intern binnen het bedrijf of met een andere onderneming van de Recticel-groep worden gedeeld indien dit noodzakelijk is voor de hierboven genoemde verwerkingsdoeleinden.

Uw persoonsgegevens kunnen ook worden gedeeld met externe dienstverleners die wij inschakelen om bepaalde interne of externe taken voor ons uit te voeren waarbij uw persoonsgegevens betrokken kunnen zijn (bijvoorbeeld externe IT-dienstverleners, aanbieders van cloudopslag of andere dienstverleners en professionele adviseurs, enz.). Dergelijke dienstverleners treden uitsluitend op als gegevensverwerkers voor ons en wij zullen de nodige gegevensverwerkingsovereenkomsten met deze dienstverleners sluiten om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens door hen adequaat worden beschermd en dat zij uitsluitend op onze uitdrukkelijke instructie kunnen handelen.

Afgezien hiervan geven wij geen persoonsgegevens door aan derden, tenzij wij hiertoe verplicht zijn op grond van dwingende wettelijke bepalingen (bijv. openbaarmaking aan externe instanties, zoals toezichthouders of wetshandhavingsinstanties en/of overheidsinstanties) en/of als gevolg van een gerechtelijk of overheidsbevel. We kunnen uw persoonsgegevens ook doorgeven nadat we daarvoor uw toestemming hebben verkregen.

4. Worden uw persoonsgegevens naar het buitenland doorgegeven?

We proberen de doorgifte van uw persoonsgegevens buiten de EER zoveel mogelijk te beperken.

Voor zover doorgiften buiten de EER noodzakelijk zouden zijn – direct of indirect via een gegevensverwerker –, zullen wij altijd passende maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens naar behoren worden beschermd en dat alle doorgiften van persoonsgegevens buiten de EER op rechtmatige wijze plaatsvinden (bijvoorbeeld door de ontvanger een kopie van de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie te laten ondertekenen of door uw uitdrukkelijke toestemming te vragen om dit te mogen doen).

5. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is om het beoogde doel te bereiken waarvoor uw persoonsgegevens zijn verzameld.

In de regelworden uw persoonsgegevens bewaard gedurende de gehele zakelijke relatie met Recticel en gedurende tien jaar na beëindiging van die zakelijke relatie. Dit komt overeen met de verjaringstermijn.

Niettegenstaande het voorgaande is het mogelijk dat wij bepaalde persoonsgegevens niet kunnen verwijderen indien er een wettelijke bewaarplicht bestaat om dergelijke persoonsgegevens te bewaren, indien er nog een verjaringstermijn van toepassing is of indien wij deze persoonsgegevens nodig hebben in het kader van een rechtsvordering.

6. Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?

We hebben alle redelijke en adequate technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen tegen onopzettelijke of opzettelijke manipulatie, wijziging, openbaarmaking, verlies, misbruik, vernietiging of toegang door onbevoegde personen. Dergelijke maatregelen omvatten onder andere een beleid voor beperkte toegang en sterke wachtwoordbeveiliging.

7. Wat zijn uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens?

Op grond van de AVG hebt u het recht (voor zover aan de concrete voorwaarden voor de toepassing van een dergelijk recht is voldaan) om:

• Toegang krijgen tot en informatie ontvangen over de persoonsgegevens die over u worden verwerkt;

• Het recht om vergeten te worden of om verwijdering van uw persoonsgegevens te vragen;

• De rectificatie en aanvulling van onjuiste persoonsgegevens te vragen;

• Zorg ervoor dat persoonsgegevens overdraagbaar zijn;

• Vraag om beperking van de verwerking;

• Maak bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

Om deze rechten uit te oefenen, kunt u per e-mail contact met ons opnemen via het volgende adres: data.protection@recticel.com. Om de geldigheid van uw verzoek te kunnen verifiëren, kunnen wij u om aanvullend bewijs van uw identiteit vragen. Wij zullen zo snel mogelijk op uw verzoek reageren, maar in ieder geval binnen een maand na ontvangst van uw verzoek.

8. Heeft u een vraag of klacht?

Als u een vraag of klacht heeft over de manier waarop de Recticel-groep uw persoonsgegevens verwerkt, kunt u ons dit altijd laten weten via data.protection@recticel.com zodat we de kwestie samen kunnen oplossen.

U kunt te allen tijde ook een klacht indienen bij de Belgische Autoriteit voor gegevensbescherming of bij een andere bevoegde autoriteit voor gegevensbescherming. Hieronder vindt u de contactgegevens van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

Website:

https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/agir/introduire-une-plainte

Contactgegevens:

Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit

Rue de la Presse 35, 1000 Brussel, België

+32 (0)2 274 48 00

+32 (0)2 274 48 35

contact@apd-gba.be

9. Welke wetgeving is van toepassing op deze privacyverklaring?

Elk geschil met betrekking tot deze privacyverklaring moet worden geïnterpreteerd in overeenstemming met het Belgische recht.

10. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd zonder voorafgaande kennisgeving wijzigen, aanvullen of uitbreiden. De nieuwe versie is van toepassing vanaf de publicatiedatum. Wij raden u daarom aan om altijd de meest recente versie van deze privacyverklaring te raadplegen in de rubriek „Privacyverklaringen“ op de website.